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¿Qué tenemos que cambiar en la gestión y estrategia de nuestras organizaciones, para que puedan afrontar con éxito, la “nueva normalidad”?

Fuente de la imagen:”Liderar ante la crisis” – https://innovacioneconomica.com/como-comunicarte-con-tu-capital-humano-ante-una-crisis/

En el último par de meses, sufrimos un giro de 180° que afectó profundamente nuestras vidas personales y profesionales. Lo mismo ocurrió con las organizaciones, que, de un día para otro, se vieron impedidas de laborar normalmente y perdidas en un océano de dudas y nuevas obligaciones, que siguen creciendo y cambiando, a diario.

Algunas de ellas, usando la creatividad y los recursos de que disponían, se han transmutado más rápidamente que otras, lo que les permitió mantener la actividad y los puestos de trabajo. Es el caso, por ejemplo, del Grupo Antolín, fabricante de componentes de vehículos, que adaptó las líneas de producción y maquinaria de sus plantas, para fabricar batas, piezas para pantallas protectoras y mascarillas.

El teletrabajo, ha sido (y sigue siendo) también, un ancla para inúmeras empresas, evitando un “apagón” total. Sin embargo, no es posible practicarlo en todos los sectores de actividad económica, y aunque sea exequible usarlo en un determinado sector, habrá siempre puestos de trabajo o tareas específicas, que no se pueden desempeñarse en modo remoto. Ese es el caso de sectores esenciales, tales como: alimentario (desde la producción primaria hasta la industria transformadora); sanidad; farmacéutico; fuerzas de seguridad; logística & transporte de mercancías; comercio minorista de productos de primera necesidad; servicios urbanos de recogida de residuos y limpieza; limpieza y mantenimiento de edificios, entre otros.

En una segunda línea, tenemos otras actividades (que requieren también presencia física), que a pesar de no se consideraren igual de prioritarias, asumen un peso muy significativo en la economía, como es el caso del turismo y de toda su cadena de suministro (restaurantes, hoteles, agencias de viajes, compañías de aviación, etc.), la construcción y la industria de automoción.

La crisis COVID-19 está aportando cambios profundos e inúmeros retos a todas ellas, obligándolas a realizar una multitud de acciones, en un corto espacio de tiempo, como:

  • “reinventar” productos/servicios y procesos;
  • alterar layouts de las líneas de producción y puestos de trabajo;
  • dotarse de nuevos medios de protección colectiva e individual;
  • implantar nueva señalización de seguridad y de emergencia;
  • adquirir nuevos equipos y maquinaria (e. nebulizadores de biocidas, generadores de ozono, etc);
  • involucrar, sensibilizar y formar toda la plantilla y personal subcontratado, en los protocolos que exigen las autoridades sanitarias;
  • Revisar y adaptar sus sistemas de gestión, gestionando el cambio de modo a mantener su eficiencia y eficacia.

En este contexto, para implantar la “nueva normalidad” y sacar adelante nuestras empresas, será necesario sistematizar y documentar todas las nuevas directrices y acciones en planes de contingencia, protocolos y procedimientos de B.P.[1], hechos a medida de cada una de ellas, atendiendo a la escala y gravedad de los riesgos de contagio identificados.

Prevención y mitigación: ¿Cómo actuar?

Protocolos y Plan de Contingencia frente al COVID-19

Un Protocolo describe la secuencia detallada de un proceso de actuación científica o técnica[2] , mientras el Plan de Contingencia, agrupa un conjunto de procedimientos alternativos a la operatividad normal de cada entidad (pudiendo incluir varios protocolos en sus anexos), cuya finalidad es la de permitir el funcionamiento de esta, aun cuando alguna de sus funciones deje de hacerlo por culpa de algún incidente tanto interno como ajeno a la organización[3].

Dichos documentos, deben ajustarse a la realidad de cada organización, proporcionándole un soporte metodológico adecuado. Para ejemplificarlo veamos un caso concreto: un Protocolo COVID- 19 de un Hospital para personal sanitario, que tiene asociado un riesgo de exposición muy elevado, exigirá un nivel de prevención y actuación muy diferente de los que se aplican a los trabajadores de una ferretería, peluquería, escuela de idiomas o a un bufete de abogados, donde el riesgo de exposición será comparativamente mucho más bajo. No obstante, todas estas actividades (y otras más, que presuponen contacto interpersonal), tendrán que definir e implementar sus propios planes de contingencia y protocolos específicos.

Están actualmente disponibles, una multitud de normativas y guías que definen obligaciones de cumplimiento y proporcionan orientaciones en estas materias. Estas son de consulta obligatoria para toda y cualquier empresa/organización. Las entidades responsables por su emisión[4],  las están revisando y actualizando a menudo, a raíz de los cambios que siguen ocurriendo a los niveles nacional e internacional[5] (evolución de la pandemia/plan de desescalada, nuevos aportes técnico-científicos, decisiones tomadas, etc.), por lo que se recomienda a las organizaciones, mantener un listado de sus fuentes de consulta que les permita acceder fácilmente estas actualizaciones e incorporarlas en sus documentos internos.

Les dejaré aquí algunos ejemplos de reglamentación y guías, donde se abordan medidas de prevención relacionadas con el COVID-19, las cuales no sustituyen la legislación de prevención laboral vigente[6], sino que la complementan:

Niveles de exposición al riesgo vs medidas necesarias

Las medidas de prevención y mitigación a implementar en cada organización, dependen de la naturaleza de su la actividad, de la exposición a que cada trabajador está sujeto en su puesto de trabajo y del grado de vulnerabilidad de cada uno (p.e. si se trata de una persona mayor, si padece de enfermedades respiratorias, diabetes, si es una embarazada, etc.).

Para aclarar los conceptos de “exposición de riesgo, bajo riesgo y baja probabilidad de exposición”, y respectivos requerimientos de EPI´s, analicemos la Tabla 1.

Fuente: Procedimiento de Actuación para los Servicios de Prevención de Riesgos Laborales Frente a la Exposición al Sars-Cov-2 22 de mayo de 2020, Ministerio de Sanidad

El análisis de riesgo de exposición, deberá fundamentarse en un estudio exhaustivo, que permita caracterizar la empresa/organización, en todas sus áreas e interacciones que establece interna y externamente, y definir qué medidas tendrá que implementar para proteger su negocio, trabajadores y otras partes interesadas, de un posible contagio COVID-19.

La metodología recomendada, está basada en 10 etapas:

  1. Análisis del proceso de trabajo/productivodiagrama de flujo, secuencia y descripción de las operaciones;
  2. Ubicación de las instalaciones de la empresa – caracterizar el entorno en términos de riesgo de contagio,p.e. el riesgo aumenta si está ubicada junto a un hospital;
  3. Descripción de los puestos de trabajo, áreas, funciones y tareas – revisar los manuales de prevención de riesgos laborales para las diferentes instalaciones, áreas y puestos de trabajo, incorporándoles un nuevo tipo de riesgo biológico (COVID-19) y las medidas de prevención y protección recomendadas u obligatorias.

Si un trabajador desempeña más de una función, o ha cambiado recientemente de puesto de trabajo, será necesario revisar las medidas de prevención y los EPI’s que se le aplican, de modo a asegurar que está protegido del contagio, en diferentes escenarios de exposición.

  1. Identificar las personas especialmente sensibles y vulnerables: definir las medidas de prevención y los medios de protección a aplicarles. En los casos críticos puede aplicarse, incluso, el cambio de puesto de trabajo.

La metodología recomendada, para personal NO SANITARIO, se presenta en la fig.2:

Fuente: Procedimiento de Actuación para los Servicios de Prevención de Riesgos Laborales Frente a la Exposición al Sars-Cov-2 22 de mayo de 2020, Ministerio de Sanidad
  1. Identificar los servicios esenciales que dan continuidad a la actividad se recomienda mantener en teletrabajo todos aquellos cuya presencia física no sea estrictamente necesaria, de modo a cumplir con los criterios de aforo máximo y distanciamiento. Otras medidas posibles son el trabajo mixto[7], la flexibilización de los horarios o el aumento del número de turnos.
  1. Identificar el estado de los recursos materiales y de las condiciones de seguridad del centro de trabajo – la organización debe listar todas las medidas de PRL que tiene implementadas (incluyendo las incorporadas durante el estado de alarma), bien como, los medios de protección colectiva e individual de que dispone. Aunque estas acciones no estén soportadas en una caracterización metodológica, como la que aquí se propone, cubrirán algunas de las necesidades resultantes del análisis de riesgo COVID-19.
  1. Identificar las interacciones con personal externo y con clientes – detallar los flujos externos, identificando quien tiene obligatoriamente, que desplazarse a las instalaciones de la organización (p.e. proveedores, subcontratas, transportistas, clientes, consumidores), cuando (frecuencia), donde (locales abiertos al exterior – p.e. recepción de personas, expedición de productos, recepción de materias primas y otros materiales) y como, de modo a establecer medidas para minimizar el contacto interpersonal y prevenir contagios (protocolos a cumplir, EPI’s, etc). Algunos ejemplos son:
  • ajustar la cantidad de pedido para disminuir el número de entregas y evitar la concurrencia entre distintos suministradores;
  • establecimiento de horarios y zonas específicas para la recepción de materiales o mercancías;
  • Permanencia de los transportistas en el vehículo mientras se realiza la descarga;
  • mecanización de la descarga;
  • firma electrónica, para confirmar la recepción;
  • receptores o buzones donde entregar y recoger documentación, sin contacto interpersonal.
  1. Gestión de residuos

En esta materia, las organizaciones con un sistema de gestión medioambiental implementado, tienen la tarea facilitada, porque ya disponen de procedimiento(s) proprio(s) de gestión de residuos. En estos casos, será suficiente adaptarlo(s) para que describa(n) como segregar y depositar los nuevos residuos y los medios a utilizar. Son algunos ejemplos:

  • Instrucciones a los trabajadores, para que depositen el material de higiene personal y EPI’s usados (p.e pañuelos desechables, mascarillas, guantes de un solo uso, etc.) en la fracción resto[8], siempre y cuando no haya sospecha de contagio COVID-19 (papeleras o contenedores protegidos con tapa y, a ser posible, accionados por pedal);
  • Instrucciones al personal de limpieza para que, en caso de que un trabajador presente síntomas mientras se encuentre en su puesto de trabajo, coloque la bolsa de basura donde haya depositado pañuelos u otros productos usados en una segunda bolsa de basura con cierre para su depósito en la fracción resto.
  1. Identificar canales de comunicación e información a transmitir – las organizaciones que tienen implementado un sistema de gestión ISO, disponen de procedimiento(s), para comunicación interna y externa que describe(n) lo que comunicar, a quien y como (canales y soportes utilizados), de modo a asegurar que el mensaje sea entendido por el receptor. Para la comunicación interna, deben privilegiarse medios telemáticos, tablones de información, carteles, etc., evitando reuniones o formaciones presenciales, con varios participantes. La comunicación, debe permitir también, concienciar los trabajadores sobre la importancia de comunicar al servicio de prevención, lo antes posible, si presentan síntomas compatibles con la enfermedad o, en su caso, si han estado en contacto estrecho con personas que los presenten.
  2. Determinar responsable(s) por el seguimiento – la organización debe nombrar un responsable (o un Comité Responsable), que asegure el seguimiento de la implementación de todas las medidas necesarias para prevenir y mitigar el coronavirus, y que tendrá como principales responsabilidades:
  • mantener toda la información documentada, accesible y permanentemente actualizada;
  • realizar o coordinar la comunicación interna y externa;
  • Evaluar, a través de auditorías y/o inspecciones periódicas, la implementación de todos los planes, procedimientos y medidas establecidos y tratar las desviaciones que puedan ocurrir.

En el esquema de la fig.3, podemos observar un resumen de las principales obligaciones, resultantes de los aspectos referidos:

Fig. 3: Infografía de las obligaciones de los empresarios frente al coronavirus realizada por UGT

Todas las medidas identificadas como necesarias, por la organización, tras el estudio de diagnóstico, harán parte de su Plan de Contingencia.

La estructura del Plan de Contingencia tendrá que respectar 5 apartados principales compuestos por varios subtemas, conforme se describe en las imágenes siguientes:

 

Fig.4

Fig.5

Fig.6

Fig.7

Fig.8

Fig.9

Fig.10

Fig.11

 

Fig.12

Fig. 4 a 12 basadas en: Jornada online, 14/05/2020, AECIM – “Protocolos empresariales frente al COVID-19”Marta Carnero, responsable del área de medio ambiente, energía y calidad.

¿Cómo y cuánto cambiarán los sistemas de gestión para hacer frente al COVID-19?

El cambio profundo, que la crisis coronavirus está aportando a nuestras organizaciones, influye significativamente en los sistemas de gestión que tienen implementados y en su capacidad para asegurar la satisfacción de los requisitos de las partes interesadas[9]. Esta condición, no se aplica solamente de los sistemas de gestión que tratan de la prevención de riesgos laborales, como el ISO 45001. Cualquier sistema de gestión (9001, 14001, 22000…) necesita adaptarse a la “Nueva Normalidad”, para mantener su eficiencia y eficacia, al mismo tiempo que contribuye a la prevención y mitigación de los múltiples impactos del COVID-19.

Un sistema de gestión, cuando bien utilizado, es una herramienta muy poderosa, para optimizar recursos, reducir costes, cumplir con los requisitos legales y asegurar la mejora continua. Su capacidad para sistematizar metodologías de trabajo, definir y unificar criterios, estandardizar prácticas en procedimientos, facilita significativamente la implementación de un Plan de Contingencia COVID-19.

Para asegurar, que los sistemas de gestión seguirán desempeñando su role, en la “nueva normalidad”, se recomienda, cara a las próximas auditorias, reevaluar y revisar:

  1. Análisis DAFO[10] (req. 4.1) – debido a los cambios recién ocurridos en el contexto (entorno social, económico, legal, político…), donde se mueven las organizaciones y sus consecuencias e impactos en las exigencias a que tienen que enfrentarse:
  • Pérdidas económicas;
  • Cambios en las instalaciones;
  • Diseñar y fabricar nuevos productos: “Reinventarse”;
  • Trabajar con nuevos Proveedores/Subcontratistas;
  • Nueva legislación a cumplir;
  • Producción de nuevos residuos (…).
  1. Necesidades y expectativas de las PI (Req. 4.2) – hay que añadir una exigencia común a todas ellas – el imperativo de garantizar la seguridad sanitaria.
  2. En la ISO 45001, 3 Consulta y participación de los trabajadores – hay que integrar la comunicación e información bidireccional relacionada con el Plan de Contingencia, enfatizando la participación de los trabajadores, a quien se aplican, en su mayoría, la evaluación de riesgos y las medidas a aplicar.
  1. Riesgos y oportunidades (req. 6.1) – carece de revisión a consecuencia del COVID-19, de modo a integrar, en la identificación y evaluación de R&O, efectuada por la organización, los riesgos identificados en el Plan de Contingencia y las medidas adoptadas para prevenir o mitigarlos.
  1. Recursos (req. 7.1) – surgirán nuevas necesidades de maquinaria, equipos, EPI´s, etc, para dar respuesta al Plan de Contingencia: medidas de tipo organizativo, de protección colectiva y de protección individual (fig. 6 y 7).
  1. Competencias (req. 7.2) – proporcionar al personal las competencias necesarias para hacer frente a los nuevos riesgos y oportunidades y asegurar una implementación eficaz del Plan de Contingencia. En la Fig.8 de la estructura del plan de contigencia, son presentados ejemplos de formación.
  2. Toma de Conciencia (req. 7.3) y Comunicación (req. 7.4) interna y externa – como he mencionado, en el punto 3, consultar e involucrar a todo el personal, haciéndolo participe en el proceso de elaboración del Plan de Contingencia, facilitará su entendimiento e implementación.

La comunicación externa a su vez, asume dos funciones fundamentales:

  1. la de transmitir con claridad y exactitud, a todos aquellos que tienen que desplazarse a la organización, o ejecutar ahí sus trabajos (p.e proveedores, contratas y otros externos), los procedimientos/protocolos que les cabe cumplir;
  2. generar confianza en clientes, consumidores y público en general, de que la organización está cumpliendo con todos los protocolos necesarias y obligatorios, para prevenir la propagación del virus.
  3. Documentación (req. 7.5) – compete al sistema de gestión, integrar y gestionar todos los nuevos documentos y registros, relacionados con el Plan de Contingencia COVID-19;
  4. Gestión del Cambio – (req. 6.3 en la ISO 9001 y 8.1.3 en la ISO 45001) – todas las alteraciones o modificaciones realizadas a consecuencia del combate al COVID-19, deberán estar soportadas por una planificación, que permita minimizando sus impactos negativos para el negocio, salud y seguridad de las personas y medio ambiente.
  5. La identificación y actualización de nuevos requisitos legales y otros requisitos (puntos 8.2.2 – ISO 9001; 6.1.3 y 9.1.2 – ISO 14001 y ISO 45001), relacionados con el COVID-19 (e prevención laboral, productos de limpieza y desinfección aprobados, gestión de residuos, etc), tal como la evaluación periódica de su cumplimiento, deberán también integrarse en los sistemas de gestión.
  6. Capítulo 8. de las normas, donde se tratan los requisitos de operación de los sistemas de gestión será necesario incorporar modificaciones en los procesos y procedimientos existentes para alinéalos con el Plan de Contingencia y Protocolos COVID-19, de que son ejemplos:
  • selección, aprobación y evaluación de proveedores y subcontratistas (req. 8.1 C+ MA + SST y 8.4 C);
  • Planes de emergencia (req. 8.2 MA y SST);
  • Requisitos para productos y servicios: nueva legislación y reglamentación, nuevos requisitos de los clientes (req. 8.2 ISO 9001);
  • Cambios en el diseño y desarrollo de productos (req. 8.3 C), cuando procede;
  • Control de cambios en la producción o prestación de servicios, (req. 8.5.6 C), que abarcará también la creación/alteración de procedimientos; buenas prácticas de fabrico; instrucciones de trabajo; planes e instrucciones de limpieza y desinfección;
  • modificaciones en las líneas de producción, equipos y/o layout de las instalaciones y puestos de trabajo, etc.
  1. Cambios en las check-lists de auditorías internas (req. 9.2) – incorporar nuevas cuestiones, necesidades de evidenciar procedimientos y/o registros, así como de evaluar el entendimiento y cumplimiento, por parte del personal, de todas las modificaciones incorporadas a sus funciones y tareas que ejecutan.
  2. Todas las revisiones, modificaciones y actualizaciones efectuadas, deberán ser tratadas en el ámbito de la revisión por la dirección (Req. 9.3).

Certificación de Protocolos frente al COVID-19 o “COVID FREE”:  opción voluntaria para generar confianza en clientes y consumidores

Son varias ya, las entidades certificadoras reconocidas en el mercado, que desarrollaron y están aplicando herramientas, para, de una forma independiente, validar el cumplimiento de los protocolos COVID-19, con la finalidad de generar confianza en todas las partes interesadas, que giran alrededor de las empresas/organizaciones.

Este esquema de certificación, está diseñado de forma a adaptarse a un abanico muy amplio de actividades, productos y servicios. Los requisitos que le sirven de soporte, están basados en recomendaciones de organismos internacionales y nacionales[11], de que se destacan:

  • Análisis, evaluación y gestión de riesgos específicos COVID-19;
  • Medidas organizativas, medidas de protección colectiva e individual;
  • Gestión de la Salud Laboral;
  • Formación, información y comunicación;
  • Protocolos COVID- 19 implementados en la organización;
  • Pruebas de laboratorio, como la verificación de correcta limpieza y desinfección de superficies, cuando procede;
  • Gestión de Crisis y Continuidad de la Operación;
  • Procedimientos para selección y provisión de: material de limpieza y desinfección, EPI’s, entre otros;
  • Registros de: salud laboral, buenas prácticas de limpieza y desinfección…
  • Seguimiento y revisión.

El proceso de certificación consiste en una auditoría de concesión, que incluye una parte de revisión documental (en modo remoto) y auditoría in situ. Posteriormente, serán efectuadas auditorías trimestrales de seguimiento.

Otro aspecto importante, es la posibilidad de hacer coincidir esta evaluación, con otras auditorías programadas a los sistemas de gestión implantados en la misma organización.

Debido a una esperada demanda del mercado, están surgiendo a diario, nuevos esquemas de atribución de sellos “COVID FREE”, en algunos casos, direccionados para sectores de actividad específicos (p.e hostelería, restaurantes, etc). Sin embargo, ni toda esa oferta se basa en criterios reconocidos y especificaciones técnicas consensuadas, por lo que se recomienda comprobar la idoneidad y acreditación de dichos esquemas, antes de elegir cual adoptar.

Citando una noticia acabada de publicar, en La Vanguardia La Asociación Nacional de Empresas de Sanidad Ambiental (Anecpla) ha desmentido que pueda existir garantía de espacios libres de coronavirus y califica los sellos “COVID free” de fraudulenta estrategia comercial”.

[1] Buenas Prácticas.
[2] Según el Diccionario RAE.
[3] Jornada online, 14/05/2020, AECIM – “Protocolos empresariales frente al COVID-19”, Marta Carnero, responsable del área de medio ambiente, energía y calidad.
[4] Gobierno de España, Ministerio de Sanidad, CCAA, etc.
[5] OMS, UE, etc.
[6] Ley 31/1995, de 8 de noviembre; Real Decreto 39/1997, de 17 de enero; Real Decreto 664/1997, de 12 de mayo.
[7]  Alternancia entre teletrabajo y trabajo presencial.
[8] agrupación de residuos de origen doméstico que se obtiene una vez efectuadas las recogidas separadas.
[9] Partes Interesadas: clientes, empleados, gerentes, accionistas, proveedores, acreedores, gobierno y sociedad.
[10] Herramienta aplicada en los sistemas de gestión, que permite identificar y priorizar, de cara a la implementación de acciones de control y mejora, las Fortalezas y Debilidades internas y las Amenazas y Oportunidades externas.
[11] OMS, UE, Ministerio de Sanidad, Instituto de Seguridad y Salud en el Trabajo, etc.

Luisa Abreu

Consultora en sistemas de gestión, E.C. y Sostenibilidad

linkedin.com/in/luisa-abreu-ramos-a47505121/

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